Thứ Hai, 8 giờ sáng, khách thuê tầng 7 gọi lên ban quản lý tòa nhà: trần hành lang trước thang máy có vệt ố mới, nhà vệ sinh nữ tầng 5 lại có một bồn cầu xả không ngừng. Đến trưa, một công ty ở tầng 3 phàn nàn đèn khu sảnh tầng chập chờn. Ba sự việc, ba người thợ khác nhau, và không ai ghi lại để biết lần sau lỗi sẽ lặp lại ở đâu.

Tòa nhà văn phòng có đặc thù riêng: khách thuê làm việc theo giờ hành chính, khu chung như sảnh, hành lang, nhà vệ sinh, cầu thang bộ được dùng liên tục, còn sân thượng, hộp kỹ thuật và trục ống lại ít người để ý. Mỗi lỗi nhỏ ở khu chung đều ảnh hưởng đến nhiều khách thuê cùng lúc và đến hình ảnh của tòa nhà.

Bài viết này giúp ban quản lý hoặc chủ đầu tư hiểu dịch vụ bảo trì định kỳ cho tòa nhà văn phòng gồm những hạng mục nào, làm sao để thợ làm việc mà không cản trở khách thuê, và cần thống nhất gì khi nhận báo giá.

Trả lời nhanh

Dịch vụ bảo trì định kỳ cho tòa nhà văn phòng là kiểm tra theo lịch các hạng mục khu chung như nhà vệ sinh, đèn sảnh và hành lang, trần, tường, sơn, sân thượng, thoát nước và điện chiếu sáng, xử lý lỗi nhỏ trước khi thành sự cố và báo cáo về một đầu mối của ban quản lý. Việc gây ồn, mùi hoặc phải cắt nước, cắt điện được xếp ngoài giờ làm việc của khách thuê. Các hệ thống chuyên biệt như thang máy, phòng cháy chữa cháy do đơn vị chuyên ngành phụ trách.

Hạng mục bảo trì định kỳ trong tòa nhà văn phòng

• Nhà vệ sinh khu chung: bồn cầu, bồn tiểu, lavabo, vòi, van khóa, thoát sàn, ron gạch, silicon, quạt hút, đèn.
• Cấp thoát nước: đường ống theo trục tầng, van tầng, ống thoát đứng, hố ga, điểm nối dễ rò quanh hộp kỹ thuật.
• Chiếu sáng khu chung: đèn sảnh, đèn hành lang, đèn cầu thang bộ, đèn tầng hầm, công tắc và đèn cảm biến nếu có.
• Trần và tường: trần thạch cao hành lang, trần nhà vệ sinh, vết nứt, vết ố, mảng sơn bong.
• Sơn khu chung: tường sảnh, hành lang, cầu thang bộ, các góc hay va chạm như cạnh cửa, chân tường.
• Chống thấm và thoát nước mái: sân thượng, ban công kỹ thuật, ống thoát nước mái, chân bồn nước, chân thiết bị đặt trên mái.
• Cửa và phụ kiện: cửa kính sảnh, cửa nhà vệ sinh, bản lề, tay co, khóa, nẹp chân cửa.
• Điện khu chung phần hạ thế: tủ điện tầng phục vụ chiếu sáng, ổ cắm khu chung, aptomat hay nhảy, theo phạm vi ban quản lý giao.

Thang máy, hệ thống phòng cháy chữa cháy, máy phát điện và hệ thống điều hòa trung tâm thường có đơn vị chuyên ngành bảo trì riêng. Thợ bảo trì tổng hợp chỉ ghi nhận những gì quan sát được ở khu vực xung quanh, như vệt nước gần phòng máy, để ban quản lý báo cho đúng đơn vị.

Dấu hiệu tòa nhà văn phòng cần bảo trì ngay

• Trần hành lang hoặc trần nhà vệ sinh có vệt ố mới, nhất là gần hộp kỹ thuật hoặc khu vực trước thang máy.
• Nhà vệ sinh có mùi dù đã lau dọn, thoát sàn chậm, bồn cầu xả liên tục.
• Đèn hành lang, đèn cầu thang bộ tắt từng cụm hoặc chập chờn.
• Tường tầng trên cùng ẩm, sơn phồng sau các đợt mưa.
• Sân thượng đọng nước, ống thoát mái bị lá và rác bít.
• Khách thuê gửi phản ánh lặp lại về cùng một khu vực.
• Cửa kính sảnh đóng mạnh, tay co rỉ dầu hoặc không tự đóng.

Vì sao tòa nhà văn phòng xuống cấp nhanh ở khu chung

• Mật độ sử dụng cao: nhà vệ sinh, sảnh và hành lang được hàng trăm người dùng mỗi ngày.
• Lỗi nằm khuất: ống nước trong trần và trục kỹ thuật rò âm thầm, chỉ lộ ra khi trần đã ố.
• Ranh giới trách nhiệm mờ: khu chung là của ban quản lý, khu thuê là của khách; lỗi ở ranh giới thường bị bỏ qua.
• Mỗi lần sửa một thợ khác: vật tư, màu sơn, loại đèn không đồng nhất, lần sau khó thay.
• Sân thượng ít người lên: lớp chống thấm và ống thoát mái chỉ được nhớ đến khi trần tầng trên cùng dột.

Cách ban quản lý tự kiểm tra nhanh hằng tuần

Nhân viên ban quản lý hoặc tạp vụ có thể đi một vòng ngắn mỗi tuần:

• Đi dọc hành lang từng tầng, nhìn trần quanh hộp kỹ thuật, trước thang máy và trần nhà vệ sinh.
• Xả thử từng bồn cầu, mở vòi lavabo, xem thoát sàn có đọng nước không.
• Bật toàn bộ đèn hành lang, đèn cầu thang bộ, ghi lại bóng tắt hoặc chập chờn.
• Sau mưa, lên sân thượng xem có đọng nước, ống thoát có bị bít không.
• Ghi tầng, vị trí, ảnh và thời điểm phát hiện vào một bảng chung.

Không để nhân viên tự mở tủ điện tầng, tự tháo trần hay xử lý đường ống. Những việc này cần thợ có chuyên môn và cần báo trước cho khách thuê.

Tòa nhà của bạn chưa có lịch bảo trì khu chung? Gửi yêu cầu khảo sát trên Thotot để thợ đi từng tầng và lập checklist theo khu vực.

Sai lầm thường gặp khi bảo trì tòa nhà văn phòng

• Sửa trong giờ hành chính: tiếng khoan, mùi sơn, nhà vệ sinh bị khóa làm khách thuê khó chịu.
• Chỉ sơn lại vết ố trên trần: không tìm nguồn nước, vài tuần sau vết ố quay lại.
• Không báo trước cho khách thuê: cắt nước, cắt điện đột ngột gây gián đoạn công việc của họ.
• Thay đèn, thiết bị vệ sinh mỗi lần một loại: khu chung loang lổ, khó dự trù vật tư.
• Không có hồ sơ: không biết khu vực nào lỗi lặp lại để xử lý tận gốc.

Quy trình bảo trì định kỳ cho tòa nhà văn phòng

1. Khảo sát khu chung từng tầng: nhà vệ sinh, hành lang, sảnh, cầu thang bộ, sân thượng, các điểm nước và điện chiếu sáng.
2. Lập hồ sơ theo tầng và khu vực: danh sách thiết bị, lỗi hiện có, ảnh và mức ưu tiên.
3. Thống nhất khung giờ làm việc: việc nhẹ làm trong giờ ít người; việc ồn, có mùi hoặc phải cắt nước, cắt điện làm ngoài giờ hoặc cuối tuần.
4. Thông báo cho khách thuê: ban quản lý gửi thông báo trước về khu vực, thời gian và lối đi thay thế nếu cần.
5. Thực hiện, che chắn và vệ sinh: khu vực thi công được che chắn, dọn sạch trước giờ làm việc.
6. Báo cáo về ban quản lý: ảnh trước sau, việc đã làm, việc đề xuất cho kỳ tiếp theo.

Với chống thấm, sơn hoặc silicon, cần tính thời gian chờ khô theo hướng dẫn của vật liệu trước khi mở lại khu vực cho khách thuê sử dụng.

Lợi ích của hợp đồng bảo trì định kỳ cho tòa nhà văn phòng

• Ít gián đoạn cho khách thuê: việc lớn được lên lịch ngoài giờ, việc nhỏ được xử lý trước khi thành sự cố.
• Giữ hình ảnh tòa nhà: sảnh, hành lang và nhà vệ sinh luôn gọn gàng, đồng nhất.
• Một đầu mối cho mọi hạng mục khu chung: ban quản lý không phải gọi nhiều thợ cho từng việc.
• Hồ sơ theo tầng: dễ thấy khu vực nào lỗi lặp lại, lên kế hoạch cải tạo hợp lý.
• Chủ động ngân sách: tách việc định kỳ và việc phát sinh, phần phát sinh được duyệt trước.

Để hiểu vì sao phần điện nước cần được kiểm tra theo lịch, xem vì sao nên bảo trì hệ thống điện nước định kỳ. Trước mùa mưa, tham khảo kiểm tra mái, sân thượng và thoát nước theo trình tự. Khi nhà vệ sinh khu chung hay gặp lỗi xả nước, đọc thêm bàn cầu xả nước liên tục và hướng xử lý.

Chọn phương án theo tình trạng

Hạng mục tương tự Thotot đã làm

Các công trình dưới đây thuộc nhóm văn phòng, có cùng hạng mục với khu chung của tòa nhà văn phòng.

Lưu ý khi thuê đơn vị bảo trì và nhận báo giá

• Báo giá nên tách theo hạng mục: nhà vệ sinh, cấp thoát nước, chiếu sáng, trần tường, sơn, sân thượng, cửa.
• Ghi rõ phạm vi: khu chung do ban quản lý quản lý, khu thuê do khách thuê tự chịu, trừ khi có thỏa thuận khác.
• Ghi rõ hạng mục do đơn vị chuyên ngành phụ trách: thang máy, phòng cháy chữa cháy, máy phát điện, điều hòa trung tâm.
• Thống nhất khung giờ làm việc, cách báo việc gấp và người xác nhận nghiệm thu.
• Tách bảo trì định kỳ với sửa chữa phát sinh; phần phát sinh cần ban quản lý duyệt trước.

Bảo trì tòa nhà văn phòng có làm phiền khách thuê không?

Có thể hạn chế được. Việc nhẹ như thay bóng đèn, chỉnh vòi có thể làm trong giờ ít người; việc ồn, có mùi hoặc phải cắt nước, cắt điện sẽ được xếp ngoài giờ hành chính và thông báo trước.

Thợ bảo trì có xử lý khu vực của khách thuê không?

Tùy thỏa thuận giữa ban quản lý và khách thuê. Thông thường hợp đồng bảo trì định kỳ tập trung vào khu chung; khách thuê có nhu cầu riêng có thể yêu cầu khảo sát và báo giá riêng.

Thang máy và phòng cháy chữa cháy có nằm trong gói bảo trì không?

Đây là các hệ thống chuyên biệt, cần đơn vị chuyên ngành bảo trì theo quy định riêng. Thợ bảo trì tổng hợp chỉ ghi nhận các dấu hiệu bất thường ở khu vực xung quanh để ban quản lý báo cho đơn vị phụ trách.

Bao lâu nên bảo trì khu chung tòa nhà văn phòng một lần?

Nhà vệ sinh và chiếu sáng khu chung cần kiểm tra dày hơn sân thượng hay mặt ngoài. Tần suất cụ thể thợ sẽ đề xuất sau khi khảo sát hiện trạng và mức độ sử dụng của tòa nhà.

Liên hệ Thotot để được tư vấn, khảo sát và báo giá

Dịch vụ bảo trì định kỳ cho tòa nhà văn phòng giúp ban quản lý giữ khu chung sạch, sáng và không thấm, giảm phàn nàn của khách thuê và chủ động lịch làm ngoài giờ. Khi để thợ khảo sát tận nơi, bạn có hồ sơ theo tầng và báo giá theo từng hạng mục.

Hãy gửi yêu cầu tư vấn trên Thotot kèm số tầng, khu vực, các hạng mục khu chung đang quản lý và những lỗi hay gặp. Thotot sẽ liên hệ xác nhận, hẹn khảo sát, bạn xem phương án rồi mới quyết định.