Công ty có văn phòng ở ba quận và hai tỉnh. Chi nhánh A báo máy lạnh phòng họp chảy nước, chi nhánh B báo aptomat khu làm việc nhảy mỗi chiều, chi nhánh C cần sơn lại tường trước buổi tiếp khách. Bộ phận hành chính ở trụ sở nhận tin nhắn từ năm nơi, mỗi nơi tự gọi một người thợ quen, mỗi nơi một mức giá, và cuối quý không ai tổng hợp được đã chi bao nhiêu cho việc gì.

Chuỗi văn phòng doanh nghiệp khác tòa nhà văn phòng ở chỗ: bạn là khách thuê hoặc chủ sử dụng nhiều mặt bằng rải rác, mỗi nơi có quy mô, tuổi đời và ban quản lý tòa nhà khác nhau. Điều cần nhất không phải là sửa thật nhanh một lỗi, mà là có cùng một chuẩn bảo trì cho mọi chi nhánh và một nơi nắm được tình trạng của tất cả.

Bài viết này giúp bộ phận hành chính hoặc quản lý cơ sở vật chất hiểu dịch vụ bảo trì định kỳ cho chuỗi văn phòng gồm những gì, cách đồng bộ checklist giữa các chi nhánh và cần thống nhất gì khi nhận báo giá.

Trả lời nhanh

Dịch vụ bảo trì định kỳ cho chuỗi văn phòng là dùng cùng một checklist để kiểm tra máy lạnh, điện, chiếu sáng, nhà vệ sinh, cửa, khóa, trần, tường và sơn ở tất cả chi nhánh theo lịch, báo cáo theo cùng một mẫu về một đầu mối ở trụ sở. Việc ồn hoặc phải cắt điện được xếp ngoài giờ làm việc và phối hợp với ban quản lý tòa nhà nơi đặt chi nhánh.

Hạng mục bảo trì định kỳ trong một văn phòng chi nhánh

• Máy lạnh: vệ sinh lưới lọc, dàn lạnh, ống nước ngưng, kiểm tra dàn nóng ở vị trí được phép đặt.
• Điện khu làm việc: tủ điện của văn phòng, aptomat từng nhánh, ổ cắm dưới bàn, ổ cắm phòng họp, dây nguồn thiết bị.
• Chiếu sáng: đèn khu làm việc, đèn phòng họp, đèn sảnh lễ tân, đèn exit và đèn sự cố trong phạm vi văn phòng.
• Nhà vệ sinh và pantry: vòi, lavabo, bồn cầu, thoát sàn, chậu rửa, máy lọc nước nếu có.
• Cửa và kiểm soát ra vào: cửa kính, tay co, bản lề, khóa vân tay hoặc khóa thẻ.
• Trần, tường, sơn: trần thạch cao, vết ố, vết nứt, sơn tường khu lễ tân và hành lang.
• Nội thất cố định: vách ngăn, kệ treo tường, rèm, sàn gỗ hoặc thảm theo phạm vi thỏa thuận.

Hệ thống của tòa nhà như thang máy, phòng cháy chữa cháy, điều hòa trung tâm thuộc trách nhiệm ban quản lý tòa nhà hoặc đơn vị chuyên ngành. Thợ bảo trì chỉ làm trong phạm vi mặt bằng văn phòng bạn thuê, trừ khi có thỏa thuận khác.

Dấu hiệu chuỗi văn phòng cần một đơn vị bảo trì chung

• Mỗi chi nhánh tự gọi thợ, hóa đơn và cách ghi chép khác nhau.
• Cùng một lỗi như máy lạnh chảy nước, aptomat nhảy lặp lại ở nhiều chi nhánh.
• Chi nhánh mới mở trông khác hẳn chi nhánh cũ về đèn, sơn, phụ kiện.
• Trụ sở không biết chi nhánh nào đang có việc tồn đọng.
• Việc nhỏ kéo dài vì nhân viên chi nhánh không biết gọi ai.
• Đầu năm khó lập ngân sách cơ sở vật chất vì không có số liệu năm trước.

Vì sao chuỗi văn phòng khó bảo trì đồng đều

• Chi nhánh rải rác: mỗi nơi một khu vực, thợ quen của nơi này không đi được nơi kia.
• Mỗi tòa nhà một quy định: giờ thi công, thủ tục đăng ký thợ, khu vực được phép đặt dàn nóng khác nhau.
• Không có người kỹ thuật tại chỗ: nhân viên hành chính chi nhánh kiêm nhiệm, chỉ báo khi đã hỏng.
• Thiết bị khác đời, khác loại: khó dự trù vật tư thay thế chung.
• Thiếu chuẩn chung: mỗi lần sửa là một kiểu, hình ảnh thương hiệu giữa các chi nhánh không đồng nhất.

Cách chi nhánh tự kiểm tra nhanh mỗi tháng

Nhân viên hành chính tại từng chi nhánh có thể đi một vòng theo cùng một danh sách:

• Bật từng máy lạnh, xem có mát, có nhỏ nước, có tiếng lạ không.
• Bật toàn bộ đèn khu làm việc, phòng họp, sảnh; ghi lại bóng tắt hoặc nhấp nháy.
• Xem ổ cắm dưới bàn có lỏng, có vết cháy xém hay dây nối chồng lên nhau không.
• Mở vòi, xả bồn cầu, xem thoát sàn nhà vệ sinh và pantry.
• Thử khóa vân tay, khóa thẻ, cửa kính có tự đóng êm không.
• Chụp ảnh, ghi tên chi nhánh, vị trí và gửi về một bảng chung của trụ sở.

Không để nhân viên tự mở tủ điện, tháo máy lạnh hay sửa khóa điện tử. Những việc này cần thợ có chuyên môn.

Chuỗi văn phòng của bạn chưa có chuẩn bảo trì chung? Gửi yêu cầu khảo sát trên Thotot để thợ khảo sát từng chi nhánh và lập checklist dùng chung.

Sai lầm thường gặp khi bảo trì chuỗi văn phòng

• Để mỗi chi nhánh tự quyết: chi phí rời rạc, chất lượng không đồng đều.
• Chỉ sửa khi hỏng: máy lạnh, ổ cắm, đèn hỏng đúng ngày có khách hoặc có cuộc họp quan trọng.
• Không phối hợp với ban quản lý tòa nhà: thợ bị chặn ở cổng vì chưa đăng ký, phải hẹn lại.
• Dùng nhiều chủng loại thiết bị: mỗi chi nhánh một loại đèn, một loại khóa, khó thay nhanh.
• Không lưu hồ sơ: không biết lỗi nào lặp lại để đề xuất thay mới hay cải tạo.

Quy trình bảo trì định kỳ cho chuỗi văn phòng

1. Khảo sát từng chi nhánh: máy lạnh, điện, chiếu sáng, nhà vệ sinh, pantry, cửa, khóa, trần tường.
2. Xây checklist chung và hồ sơ riêng: một checklist cho cả chuỗi, mỗi chi nhánh có danh sách thiết bị và lỗi hiện có.
3. Lập lịch theo cụm chi nhánh: các chi nhánh gần nhau được gom vào cùng lượt để thợ đi tuyến.
4. Đăng ký với ban quản lý tòa nhà: thông tin thợ, khung giờ được phép thi công, khu vực đặt vật tư.
5. Thực hiện ngoài giờ cao điểm: việc ồn, có mùi hoặc cắt điện làm sau giờ làm việc hoặc cuối tuần; khu vực được dọn sạch trước giờ mở cửa.
6. Báo cáo theo cùng một mẫu: ảnh trước sau, việc đã làm, việc tồn đọng và đề xuất của từng chi nhánh, gom về trụ sở.

Lợi ích của hợp đồng bảo trì định kỳ cho chuỗi văn phòng

• Một đầu mối cho mọi chi nhánh: trụ sở chỉ cần làm việc với một đơn vị.
• Chuẩn chung cho cả chuỗi: cùng checklist, cùng mẫu báo cáo, cùng tiêu chí nghiệm thu.
• Ít gián đoạn công việc: việc lớn xếp ngoài giờ, việc nhỏ xử lý trước khi hỏng.
• Dễ so sánh và lập ngân sách: báo cáo theo chi nhánh cho thấy nơi nào tốn nhiều chi phí, vì sao.
• Hình ảnh đồng bộ: đèn, sơn, phụ kiện thay thế theo chuẩn thống nhất.

Cách đồng bộ nhiều điểm kinh doanh cũng được bàn trong bài bảo trì chuỗi cửa hàng bán lẻ đồng bộ chi nhánh. Khi văn phòng hay nhảy aptomat, đọc thêm aptomat nhảy liên tục và khi nào cần gọi thợ. Nếu máy lạnh kém mát, tham khảo máy lạnh không mát: các nguyên nhân cần kiểm tra.

Chọn phương án theo tình trạng

Hạng mục tương tự Thotot đã làm

Các công trình dưới đây thuộc nhóm văn phòng, có cùng hạng mục với việc bảo trì định kỳ một chi nhánh.

Lưu ý khi thuê đơn vị bảo trì và nhận báo giá

• Báo giá nên tách theo chi nhánh và theo hạng mục để dễ so sánh và phân bổ chi phí.
• Ghi rõ phạm vi: trong mặt bằng văn phòng hay cả khu chung; hệ thống nào thuộc ban quản lý tòa nhà.
• Thống nhất cách báo việc gấp, thời gian phản hồi được thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng.
• Tách bảo trì định kỳ với sửa chữa phát sinh; phần phát sinh cần trụ sở duyệt trước.
• Yêu cầu báo cáo theo cùng một mẫu cho mọi chi nhánh, có ảnh trước và sau.

Chuỗi văn phòng chỉ có vài chi nhánh có cần hợp đồng bảo trì không?

Có thể cần nếu các chi nhánh không có người kỹ thuật và hay phát sinh lỗi lặp lại. Khi khảo sát, thợ sẽ xem hiện trạng để đề xuất phạm vi phù hợp với quy mô của bạn.

Chi nhánh ở tỉnh khác có được bảo trì chung không?

Tùy khu vực có đội thợ phục vụ. Khi gửi yêu cầu, bạn nên ghi rõ địa chỉ từng chi nhánh để Thotot xác nhận khu vực có thể khảo sát.

Có cần xin phép ban quản lý tòa nhà trước khi bảo trì không?

Thường là có. Nhiều tòa nhà yêu cầu đăng ký thợ, khung giờ thi công và khu vực tập kết vật tư. Việc này nên được đưa vào quy trình ngay từ đầu.

Bao lâu nên bảo trì một văn phòng chi nhánh?

Máy lạnh, chiếu sáng và nhà vệ sinh cần kiểm tra dày hơn sơn hay nội thất cố định. Tần suất cụ thể thợ sẽ đề xuất sau khi khảo sát từng chi nhánh.

Liên hệ Thotot để được tư vấn, khảo sát và báo giá

Dịch vụ bảo trì định kỳ cho chuỗi văn phòng giúp bạn có một chuẩn chung cho mọi chi nhánh, quản lý tập trung từ trụ sở và hạn chế gián đoạn công việc của nhân viên. Khi để thợ khảo sát tận nơi, bạn có hồ sơ theo chi nhánh và báo giá theo từng hạng mục.

Hãy gửi yêu cầu tư vấn trên Thotot kèm số chi nhánh, địa chỉ, diện tích ước chừng và các lỗi hay gặp. Thotot sẽ liên hệ xác nhận, hẹn khảo sát, bạn xem phương án rồi mới quyết định.